Os preguntaréis de que va exactamente este post. Pues veréis, todo surgió hace unos años cuando nos planteábamos cómo nos gustaría que fuese nuestro lugar de trabajo ideal.
Se hablaron de muchos temas, y uno de ellos, fue lo difícil que era el ecosistema que teníamos actualmente. La empresa disponía de mucha información, pero cada una en un sitio diferente, para realizar ciertas tareas necesitábamos hacer muchos clics y la verdad, era muy cansado, sobre todo porque estamos acostumbrados a querer las cosas para ya.
Empezamos a analizar todas las herramientas que teníamos y como podíamos hacer más feliz a todos. Y tras mucho pensar… encontramos la solución.
Puesto de Trabajo Digital antes del Covid 19
Mucho se habla de las repercusiones que ha tenido el covid en nuestras vidas, sobre todo cuando hablamos del entorno laboral.
Teletrabajo, adaptarnos a nuevas formas de hacer, videoconferencias o sistemas de compartición improvisados para los equipos….
Si te dijera que la solución lleva años en funcionamiento, seguro que no me acabas de creer, pero así es.
Ya por los años 90, las empresas se dieron cuenta que necesitaban un lugar único donde albergar la fuente de información de sus empleados y de ahí que apareciera la estructura de red y carpetas, que los más mayores seguro recordamos, es más, seguro que muchos siguen utilizando. Los más innovadores de esa época se atrevieron a utilizar algunos softwares que salieron al mercado, como Lotus Notes, por poner un ejemplo, que nos permitían guardar esa información y al mismo tiempo informar al empleado de ciertas políticas.
La evolución de estas herramientas nos llevo a crearlas en algo más llevadero como es internet. Y apareció un nuevo concepto, la intranet. Y no es que naciera en esta época, pero si, es donde la gran mayoría de gente, empezó a usarla y, por tanto, a conocerla por este nombre.
Para los que no lo sepan la intranet es, fuente Wikipedia, “una red informática que utiliza la tecnología del protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización. Suele ser interna, en vez de pública como internet, por lo que solo los miembros de esa organización tienen acceso a ella.”
La evolución de la transformación digital en el puesto de trabajo.
Su evolución, le ha dado diferentes nombres durante estos años, por lo que si has escuchado: Portal corporativo (año 2000), Portal de empleado (año 2005), Intranet 2.0 (año 2008), Intranet social (año 2009) y llegamos al hoy, conocida como Digital Workplace (año 2012) ya sabes de que estoy hablando.
Si analizamos los nombres, nos damos cuenta de que la evolución se ha realizado para estar más cerca de cada uno de nosotros. Como en internet, ahora más que nunca, nuestras ideas, comentarios, sensaciones, ocupan un lugar muy importante para las empresas, pues somos un cúmulo de información muy valiosa por nuestro conocimiento interno y experiencia de usuario.
Otro punto por el que ha tomado importancia el Digital Workplace es porque por primera vez, nos juntamos cinco generaciones trabajando conjuntamente, todas con diferentes maneras de pensar, necesidades, expectativas y perspectivas.
Y seguro que os preguntaréis
¿Cómo cubrimos todo esto?
Con una red colaborativa empresarial en tu propia empresa, creando comunidades con espacios privados y públicos para compartir conocimiento, sin importar la ubicación, creando entornos colaborativos y estructurados con todas las herramientas necesarias utilizadas por tu empresa.
Y es que ya lo decía George Bernand Shaw, (un dramaturgo, crítico y polemista irlandés)
“El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar sus mentes no pueden cambiar nada”
En atSistemas llevamos unos años trabajando en una solución flexible que se adapte en la mayor parte posible a las necesidades de la empresa y de las generaciones.
Llegados a este punto, te voy ha hablar de las capacidades principales de este tipo de soluciones que hemos desarrollado:
Comunicaciones unificadas globales:
Imagina un lugar donde poder anunciar a tu empresa toda la información relativa a tu organización, además, poder sectorizarla por sede, departamento o país.
Cultura en línea
Un lugar donde los trabajadores puedan comunicarse, compartir, o presentar ideas para la organización.
Noticias globales, sectoriales y documentación:
Que mejor que buscar un lugar donde cada departamento pueda tener sus propias noticas, ya sean del sector o internas. Donde todos puedan participar y por qué no, compartirlo en las redes sociales internas y externas de la compañía.
Eventos:
Que sería de las empresas sin eventos. Ayuda a todos a estar alerta de aquellas propuestas que creáis más importantes, como webinars, metups, eventos, formaciones…
Blogs:
Generar contenido informal, fácil de generar y secuenciado en el tiempo para que se genere y distribuya al personal relevante. Además, permite comentar todas las publicaciones. Por qué no compartir tips, How to,
Y ahora que ya tenemos los puntos principales claros, debemos darle vida a cada uno de los departamentos, equipos, proveedores y cualquiera que queramos incluir.
Crearemos un espacio para cada necesidad que puede contener partes públicas y partes privadas para que cada uno vea solo, aquello que debe ver.
Cada espacio se adaptará a sus propias necesidades, pero con una visión conjunta y compartiendo los estilos, las plantillas de trabajo y la visión de la empresa y con todas las capacidades vistas anteriormente.
Tendrás tu propio espacio personal, donde trabajar y añadir todo lo que tendrías encima de tu escritorio y que consideres relevante. Ponte tareas, apuntes, ideas y comparte tu contenido en tu propio blog si así lo deseas.
Suena interesante, ¿verdad?
Pero seguro que aún te estás haciendo la pregunta de ¿Por qué debería interesarle a mi empresa un Digital Workplace?
Si aún no te he convencido, que todos, sin excepción, necesitamos una solución como esta, voy a darte algunas consideraciones más:
- Fuerza laboral productiva y comprometida: Cuando las personas disponen de los recursos que necesitan la productividad crece. Tanto los empleados que cuentan con mejores herramientas de trabajo como los clientes que obtienen el servicio que demandan.
- Mejora la seguridad: Gestionar de manera integrada todas las áreas digitales del negocio facilita el control de accesos a la información sensible desde firewalls únicos, además de resultar más rentable el establecimiento de departamentos o sistemas específicos de seguridad.
- Consumerización: Trabajar en entornos digitales integrados facilita la visión centrada en el cliente de todos los departamentos, empezando por el IT.
- Tus propias aplicaciones: Añadir un catálogo con acceso a las herramientas corporativas y poder trabajar desde la propia plataforma con muchas de ellas, también es una realidad. Microsoft, Google….
- Olvídate de la documentación que se pierde o de los correos. Utiliza el correo sólo para compartir enlaces a tus documentos y trabaja de forma colaborativa desde nuestra solución.
- Wellcome Pack: Da la bienvenida a los nuevos empleados y asegúrate que su integración en la empresa es sólida
- Comunicación: Integra Teams, slack y otras herramientas de comunicación y resuelve las dudas o problemas rápidamente.
- @Menciones: usa menciones para llamar la atención de alguien, en forma de mensaje y avisando en el apartado de notificaciones.
- Exporta las páginas creadas y formateadas para que cualquier documentación siempre quede perfecta para presentar.
A estas alturas, espero que estés totalmente convencido y con ganas de probarlo. Te animo a que nos escriba y te enseñemos una demo de lo que la herramienta puede hacer.