El problema
La información valiosa suele almacenarse en distintos formatos y repositorios. En proyectos de larga duración, encontrar y utilizar esa información puede volverse complicado: las personas dedican demasiado tiempo a buscar, deben recordar diferentes formatos y ubicaciones, y a veces tienen que lidiar con contenido creado por alguien que ya no está disponible para aclarar dudas o contextualizarlo.
Aunque las búsquedas de contenido han existido durante años, la tecnología anterior solo permitía encontrar la información tal y como se había dejado. Para recuperar un dato, cada persona que lo busca debe:
- Tener conocimientos básicos de técnicas de búsqueda.
- Saber qué términos utilizar (autor, palabras clave, etc.).
- Interrumpir su flujo de trabajo para cambiar de contexto antes de poder avanzar.
- Enfrentarse a repositorios desactualizados, estructuras de navegación poco intuitivas y formatos desconocidos.
La solución
Las nuevas herramientas de inteligencia artificial (IA) de Atlassian incorporan procesamiento de lenguaje natural en los puntos clave, reduciendo el esfuerzo necesario para acceder a la información.
Existen dos niveles de IA en Atlassian:
- Atlassian Intelligence: servicio adicional integrado en Jira, Confluence y otros productos de Atlassian.
- Rovo: producto independiente basado en Atlassian AI que permite trabajar con repositorios externos (SharePoint, Google Drive, etc.).
La aplicación de una o ambas soluciones ofrece beneficios progresivos.
La mejora con Atlassian AI
Al incorporar Atlassian AI en las licencias Premium y Enterprise, se han optimizado varias funciones tradicionales, especialmente aquellas donde el procesamiento de lenguaje natural aporta valor.
Entre las mejoras destaca la actualización del sistema de búsqueda en Jira y Confluence.
Jira
En Jira, ahora es posible utilizar "AI Queries" directamente en la barra de búsqueda e introducir solicitudes en lenguaje natural. Aunque no sustituye a un experto en JQL, sí cubre muchas de las consultas más comunes de manera eficiente.
Confluence
En Confluence, la potencia de las respuestas mejora significativamente:
Un botón de IA en cada editor permite recuperar y manipular información en tiempo real mientras la persona trabaja en su documento.
En los portales de soporte de Jira Service Management (JSM), la IA extrae datos de la base de conocimientos en Confluence y genera respuestas para los clientes.
Como las consultas en los portales de soporte suelen ser una de las tareas más costosas en términos de tiempo, esta optimización puede traducirse en un ahorro significativo.
El gran salto con Rovo
Rovo es un producto con licencia independiente que funciona sobre Atlassian Intelligence y añade capacidades avanzadas de búsqueda de conocimiento:
- Conecta con fuentes de Jira y Confluence, descomponiendo su contenido en unidades de información.
- Interactúa con las personas usuarias mediante un formato conversacional.
- Reorganiza y reestructura la información.
- Se integra con repositorios externos para ampliar el alcance de las búsquedas, incluyendo: Google Drive, SharePoint, Slack, GitHub, Microsoft Teams, Dropbox, Notion, Box, Asana, Outlook Mail, Smartsheet y páginas web personalizadas.
Estas funciones amplifican el impacto en la gestión del conocimiento.
La capacidad de Rovo para acceder a múltiples repositorios representa un cambio de paradigma en el trabajo colaborativo, permitiendo eliminar los silos de información entre departamentos. Esto facilita una comunicación más integrada y fomenta una cultura de transparencia y cooperación, mejorando la productividad y estimulando la innovación.
Además, el formato conversacional de Rovo simplifica la interacción, acelerando la toma de decisiones y reduciendo la carga cognitiva. Aunque pueda parecer un detalle menor, ahorrar unos minutos en cada consulta puede traducirse en horas o días de trabajo optimizado, lo que mejora la eficiencia global del equipo.
Otra funcionalidad destacada es "bubble", que facilita la localización rápida de información y fomenta la reutilización de datos valiosos. Esto evita la pérdida de conocimiento y permite que los equipos construyan sobre lo ya existente en lugar de empezar desde cero.
Por último, Rovo sienta las bases para futuras mejoras dentro de la organización, como la posible introducción de agentes inteligentes basados en IA. Su impacto va más allá de una mejora operativa inmediata, posicionándose como un motor de transformación en la gestión del conocimiento y la colaboración.
Beneficios
La incorporación del procesamiento de lenguaje natural en la gestión del conocimiento ayuda a reducir costes en cada punto de interacción. Esto no solo agiliza los procesos, sino que también aumenta la eficiencia en diversas tareas. Además, la IA permite recuperar valor de repositorios antiguos, lo que resulta clave en proyectos y programas de largo plazo.
Otro beneficio clave es su capacidad para mitigar problemas derivados de la rotación de talento y la diversidad de formatos de almacenamiento. La IA facilita la localización de datos dispersos en distintos sistemas, promoviendo una gestión más integrada de la información. Esto es especialmente útil para romper las barreras entre departamentos como TI y negocio, que tradicionalmente han utilizado herramientas y metodologías distintas.
Integrar IA en los flujos de trabajo del conocimiento no solo resuelve estos desafíos, sino que también libera recursos valiosos dentro de los equipos. Esto fomenta una cultura de colaboración y compartición del conocimiento, lo que a su vez impulsa la innovación y la eficiencia.
No es magia: Lo que se necesita para el éxito
Las nuevas herramientas de Atlassian agilizan muchas tareas, pero no eliminan ciertos requisitos fundamentales para el éxito.
Para aprovechar su potencial, es imprescindible actuar en dos áreas clave: Gestión de accesos a datos y generación de contenido.
Acceso a datos
Uno de los principales obstáculos para adoptar IA no es el coste, sino el acceso a la información. Para que el sistema funcione, necesita procesar los datos sujetos a búsqueda. Para que los resultados sean útiles, los accesos deben ser amplios y bien definidos. Un exceso de restricciones de seguridad puede obstaculizar la adopción de la herramienta.
Atlassian proporciona información detallada sobre cómo accede y procesa los datos, equilibrando accesibilidad con privacidad y seguridad. Además, desde knowmad mood, como uno de los principales partners de Atlassian, podemos ayudar a implementar la solución de manera adecuada.
Dicho esto, la filosofía de la plataforma Atlassian sigue siendo "acceso y colaboración en equipo abierto". Antes de adoptar la herramienta, es recomendable evaluar si la cultura de trabajo de la organización está alineada con este enfoque, ya que puede ser un factor determinante para el éxito o la resistencia al cambio.
Creación de contenido
Aunque Atlassian AI facilite la generación de contenido, el conocimiento valioso sigue dependiendo de las personas que lo crean. La IA optimiza el acceso a la información, pero no puede generar datos de impacto por sí sola.
Para maximizar el valor de estas herramientas, es esencial invertir tiempo en documentar procedimientos, esquemas, ideas y procesos que mejoren la colaboración y el trabajo en equipo.
Si te interesa esta solución y quieres saber más sobre Atlassian AI, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a optimizar la gestión del conocimiento en tu organización.